La guía de remisión electrónica es el documento que sustenta el traslado de mercadería de un lugar a otro. Si mueves productos entre almacenes, envías pedidos a clientes o transportas mercadería, necesitas emitir este documento. Desde 2023, SUNAT exige que sea electrónica para ciertos contribuyentes. En esta guía te explicamos paso a paso cómo emitirla, cuándo es obligatoria, qué datos necesitas y los errores que debes evitar.
¿Qué es una guía de remisión?
Es un documento que acredita el traslado de bienes. Existen dos tipos:
- Guía de Remisión - Remitente: la emite quien envía la mercadería (tú, como vendedor o dueño de los bienes)
- Guía de Remisión - Transportista: la emite la empresa de transporte que traslada los bienes por encargo
Si tú mismo transportas tu mercadería (en tu propio vehículo), debes emitir la guía de remisión del remitente. Si contratas un servicio de transporte, el transportista emite su propia guía y tú emites la tuya como remitente.
¿Cuándo es obligatorio emitir guía de remisión?
Debes emitir guía de remisión cuando trasladas bienes en estos casos:
- Venta con entrega fuera del local: envías productos al domicilio del cliente o a una obra
- Traslado entre almacenes: mueves mercadería de un local a otro de tu empresa
- Consignación: envías productos a otro negocio para que los venda en tu nombre
- Devoluciones: devuelves mercadería a un proveedor
- Importaciones: traslado de bienes desde el puerto o aduana hasta tu almacén
- Cualquier traslado de bienes por vía terrestre que supere los límites establecidos por SUNAT
¿Cuándo NO se requiere guía de remisión?
No necesitas emitir guía de remisión en estos casos:
- Entrega en el mismo local: cuando el cliente se lleva la mercadería directamente de tu tienda (compra y retiro en el mismo punto de venta)
- Traslado de bienes de uso personal: mudanzas personales, efectos personales o enseres del hogar
- Traslado de documentos: no se consideran bienes para efectos de guía de remisión
- Transporte de carga menor: envíos por servicio de mensajería o courier cuando el peso total es menor a los límites establecidos
- Traslado dentro del mismo local o predio: mover mercadería dentro de tu mismo establecimiento no requiere guía
Datos obligatorios: guía del remitente vs guía del transportista
Cada tipo de guía requiere información diferente. Aquí te detallamos qué datos son obligatorios en cada una:
| Dato requerido | Guía Remitente | Guía Transportista |
|---|---|---|
| RUC y razón social del emisor | Sí (del remitente) | Sí (del transportista) |
| Número de guía (serie y correlativo) | Sí (serie T o electrónica) | Sí (serie propia) |
| Datos del destinatario (RUC/DNI, nombre) | Sí | Sí |
| Motivo del traslado | Sí (venta, consignación, traslado entre locales, etc.) | No aplica (lo indica el remitente) |
| Descripción de bienes (producto, cantidad, peso) | Sí | Sí |
| Punto de partida (ubigeo + dirección) | Sí | Sí |
| Punto de llegada (ubigeo + dirección) | Sí | Sí |
| Fecha de inicio del traslado | Sí | Sí |
| Datos del transporte (placa del vehículo) | Sí (si transportas tú mismo) | Sí (obligatorio) |
| Datos del conductor (nombre, DNI, licencia) | Sí (si transportas tú mismo) | Sí (obligatorio) |
| Número de RUC del transportista | Sí (si usas transporte tercero) | No aplica |
| Peso bruto total (en kilogramos) | Sí | Sí |
| Número de bultos o paquetes | Sí | Sí |
| Referencia al comprobante de pago | Sí (si el motivo es venta) | No aplica |
| Datos de la inscripción en el MTC | No aplica | Sí (registro de transporte) |
Cómo emitir una guía de remisión electrónica: paso a paso
Sigue estos pasos para emitir correctamente tu guía de remisión electrónica:
- Verifica que necesitas la guía: antes de emitir, confirma que tu traslado requiere guía de remisión (revisa la sección anterior de cuándo es obligatoria y cuándo no).
- Reúne los datos necesarios: ten a la mano los datos del destinatario (RUC o DNI, nombre, dirección de entrega), la lista de productos a enviar con cantidades y pesos, y los datos del transporte (placa, conductor).
- Ingresa al módulo de despacho o ventas: en tu sistema POS NECS, accede al módulo de guías de remisión desde el menú de ventas o despacho.
- Selecciona el tipo de guía: elige "Guía de Remisión - Remitente" si tú eres quien envía la mercadería.
- Indica el motivo del traslado: selecciona el motivo correcto (venta, traslado entre locales, consignación, devolución, etc.). Si es por una venta, referencia la factura o boleta correspondiente.
- Ingresa datos del destinatario: ingresa el RUC o DNI del destinatario. Si usas POS NECS, el sistema consultará SUNAT automáticamente para completar la razón social y dirección.
- Agrega los productos: lista cada producto con su descripción, cantidad, unidad de medida y peso. Si la guía está vinculada a una venta, los productos se cargan automáticamente.
- Ingresa las direcciones: indica el punto de partida (tu local o almacén) y el punto de llegada (dirección del destinatario). Incluye el ubigeo (código de distrito) de cada dirección.
- Ingresa datos del transporte: placa del vehículo, nombre completo del conductor, número de DNI y número de licencia de conducir. Si usas un servicio de transporte tercero, ingresa el RUC de la empresa transportista.
- Genera y envía: el sistema crea el XML, lo firma digitalmente con tu certificado y lo envía a SUNAT automáticamente. SUNAT responde con la confirmación (CDR).
- Imprime o comparte: imprime una copia de la guía para que el conductor la lleve durante el traslado, o envíala por WhatsApp o correo electrónico.
Errores comunes al emitir guías de remisión
Estos son los errores más frecuentes que pueden causar que tu guía sea rechazada por SUNAT o que te generen problemas en un control policial o fiscalización:
- Placa del vehículo incorrecta: si el vehículo que transporta la mercadería no coincide con la placa registrada en la guía, las autoridades pueden retener tu mercadería. Verifica la placa antes de generar la guía.
- Datos del conductor incorrectos o incompletos: el nombre, DNI y número de licencia del conductor deben ser exactos. Si cambia el conductor a último momento, debes emitir una nueva guía o agregar al conductor adicional.
- Ubigeo incorrecto: el ubigeo es el código de 6 dígitos que identifica el departamento, provincia y distrito. Un ubigeo incorrecto causa que SUNAT rechace la guía. Ejemplo: Ayacucho/Huamanga/Ayacucho es 050101.
- No indicar el peso: el peso bruto total en kilogramos es obligatorio. Muchos negocios lo dejan en cero o lo estiman incorrectamente. Calcula el peso real de la mercadería.
- Emitir la guía después de que la mercadería ya salió: la guía debe emitirse ANTES del traslado, no durante ni después. Si la policía o SUNAT detiene el transporte y la guía tiene una hora de emisión posterior al inicio del viaje, es como no tener guía.
- No referenciar el comprobante de venta: cuando el motivo del traslado es una venta, debes indicar el número de la factura o boleta asociada. Olvidarlo puede generar observaciones en una fiscalización.
- Motivo de traslado incorrecto: seleccionar "venta" cuando en realidad es un traslado entre almacenes (o viceversa) genera inconsistencias que SUNAT puede detectar al cruzar información.
- Dirección de llegada incorrecta: la dirección del punto de llegada debe ser precisa. Si la mercadería llega a una dirección diferente a la indicada en la guía, puede haber problemas en una fiscalización.
¿Qué pasa si no emites guía de remisión?
Si SUNAT o la policía detienen tu transporte y no tienes guía de remisión:
- La mercadería puede ser retenida o decomisada en el acto
- Puedes recibir una multa por no sustentar el traslado de bienes
- Pierdes tiempo y dinero en trámites para recuperar tu mercadería (puede tomar días o semanas)
- En casos de reincidencia, las sanciones se agravan
Los controles son especialmente frecuentes en carreteras principales y en las salidas de ciudades como Ayacucho, donde la policía y SUNAT realizan operativos regulares.
Preguntas frecuentes sobre guías de remisión
¿Puedo emitir una guía de remisión después de que la mercadería ya salió?
Técnicamente puedes emitirla, pero no es lo correcto. La guía debe generarse ANTES del traslado. Si la policía o SUNAT detiene tu transporte y la hora de emisión de la guía es posterior al inicio del viaje, es como si no tuvieras guía. Además, en un control vial, el conductor necesita tener la guía impresa o en formato digital al momento de la intervención.
¿Qué hago si cambia el conductor o el vehículo a último momento?
Debes emitir una nueva guía con los datos correctos del nuevo conductor o vehículo. La guía original con datos incorrectos debe anularse. No puedes tachar o corregir a mano una guía electrónica.
¿Se necesita guía de remisión para envíos por courier o Olva?
Cuando utilizas un servicio de courier o encomiendas (como Olva Courier, Shalom, etc.), generalmente la empresa de transporte emite su propia guía de transportista. Sin embargo, tú como remitente también debes emitir tu guía de remisión del remitente si el envío cumple con los requisitos (peso, tipo de bienes, motivo del traslado).
¿Cuánto tiempo debe conservarse una guía de remisión?
SUNAT puede solicitar guías de remisión de hasta 4 años atrás como parte de una fiscalización. Tu sistema debe almacenarlas digitalmente. Con POS NECS, todas las guías se guardan automáticamente y puedes consultarlas o reimprimir en cualquier momento.
Consejos prácticos
- Emite la guía antes de que la mercadería salga de tu local — nunca después
- Verifica que la placa del vehículo y los datos del conductor sean correctos y coincidan con el vehículo y persona que realizarán el transporte
- Si usas un servicio de transporte tercero, coordina con anticipación quién emite la guía del transportista y asegúrate de que la tenga lista antes del viaje
- Guarda una copia digital de todas tus guías para cualquier fiscalización — SUNAT puede solicitar guías de hasta 4 años atrás
- Si el traslado se cancela después de emitir la guía, anúlala en el sistema para mantener tus registros limpios
- Capacita a tu personal de despacho para que sepa emitir guías correctamente — un error puede significar mercadería retenida
- Mantén actualizada tu lista de vehículos y conductores en el sistema para agilizar la emisión de guías
¿Necesitas ayuda con guías de remisión en Ayacucho?
En NECS configuramos tu sistema para que emitas guías de remisión electrónicas de forma rápida y sin errores. Te ayudamos con la configuración de ubigeos, datos de transporte y vinculación con tus comprobantes de venta. Contáctanos al 918-359-598 o visítanos en Jr. Manco Capac 128, Huamanga.
